Matriz de Reuniones y Minutas en Excel
Estructura el ciclo de juntas de la empresa: quién asiste, con qué frecuencia, con qué agenda y qué se decide.
El problema que resuelve
Las juntas consumen las horas de la dirección sin dejar decisiones ni seguimiento; nadie sabe si la reunión correcta existe, ni cuánto cuesta el ritmo actual.
Funcionalidades
Todo calculado con fórmulas. Sin macros, sin conexiones externas, sin configuración.
- Mapa de gobernanza de hasta treinta reuniones recurrentes con propósito o mandato, cadencia (diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral), duración, responsable, área, tipo (estratégica, táctica, operativa, comité), insumos requeridos y entregables esperados.
- Cálculo del costo real del ritmo de juntas: duración por asistentes por costo hora promedio ponderado, anualizado según la cadencia. Entrega costo por sesión, costo anual por reunión y el total de horas-persona al año que consume el sistema completo.
- Score de salud de cero a cinco por reunión, con cinco pruebas de diseño: propósito escrito, insumos definidos, entregables definidos, número de asistentes dentro del límite y duración razonable para su cadencia. Cada reunión recibe un diagnóstico que dice qué le falta.
- Matriz de asistentes de veinticinco personas por treinta reuniones: se marca quién asiste y calcula por persona el número de reuniones, las horas a la semana que le consumen, el porcentaje de su jornada, el costo anual de su tiempo en juntas y una alerta de sobrecarga.
- Guion de agenda tipo por reunión, con hasta ocho puntos, minutos asignados y responsable de cada punto: se diseña una vez y se reutiliza.
- Bitácora de hasta doscientas sesiones celebradas: duración real contra planeada, convocados contra asistentes, porcentaje de asistencia, costo de la sesión, calificación de uno a diez y conteo de las acciones, decisiones y problemas que generó.
- Minuta imprimible automática: se elige el ID de la sesión y la hoja arma el documento completo —encabezado, agenda, decisiones tomadas y acciones asignadas— listo para circular sin volver a teclear nada.
- Rastreador consolidado de hasta quinientas acciones con prioridad, estado, días abierta y control de deslizamiento: guarda la fecha compromiso original junto a la vigente y marca cuántos días se movió.
- Matriz de problemas con metodología IDS (identificar, discutir, solucionar) para hasta ciento cincuenta problemas: causa raíz, impacto, urgencia y esfuerzo de uno a cinco, con puntaje de prioridad calculado.
- Bitácora independiente de hasta trescientas decisiones, separada a propósito de las acciones, con tipo, quién decide, si requiere seguimiento y la acción vinculada.
- Umbrales configurables: porcentaje máximo de jornada en reuniones, máximo de asistentes por reunión, calificación mínima aceptable, días para considerar una acción estancada y días de deslizamiento que disparan alerta.
Qué entrega el tablero
Costo anual del ritmo de reuniones, horas-persona al año, tasa de cierre de acciones, calificación promedio, acciones vencidas y problemas abiertos. Más una auditoría que ordena las reuniones peor diseñadas y más caras, y el bloque de acciones por responsable con su porcentaje de cierre.
Pestañas del archivo
Once hojas. Capturas en las de entrada y el tablero se actualiza solo.
Requisitos y entrega
También viene en el Bundle Control de Negocio
Seis herramientas para dirigir la operación con números: cobranza, efectivo, costos, presupuesto, juntas e iniciativas.
Herramientas relacionadas
Tres herramientas que se conectan directamente con esta.
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